小学校や幼稚園から持ち帰る大量のおたよりを、物理的にだけでなく、
データ上でも効率よくかつスマートに管理したい…!とずっと思っていました。

おたより全てがデータ配信されることが希望ですが、学校や幼稚園側の環境にも
それを実現させるには課題が多いし、受け取る側の全ての家庭で、
データを受信できるようなインフラが整っているわけではありません。
でも!おたよりをデータ化し、必要なときに、思い立ったときに、
すぐに確認できる便利なアプリが誕生しました。
それが「おたよりBOX」です。


「おたよりBOX」開発元である、ニフティ株式会社様から声をかけていただき、
このアプリを使わせていただくことになりました。
iphone歴6年になりますが、いまさら新しいアプリを発掘するために
APPstoreを開くこともなかったので、声をかけていただき本当によかったです!





「おたよりBOX」の概要を簡単に説明すると…
撮影したおたよりを登録し、そのおたよりデータを人別、項目別に管理できるアプリです。

まずはアプリを起動して、最初のステップとして
①おたよりを撮影する
 →撮影対象となるおたよりを自動認識してくれるので、きれいに撮影できます





②撮影したおたよりについての情報を付与する
 →一覧に表示される見出しを設定する
 →そのおたよりが誰(子供)に関するものなのか選択する
 →おたより内容を確認or実行する日付等を設定する

おたより登録後は、編集画面からアラーム設定もできるので、
おたより確認忘れ防止もバッチリ。




おたよりを撮影し、おたよりについての情報を付与してできたおたより一覧はこんな感じです。

我が家では、子供3人がそれぞれに週報を持ち帰るので、
その週報を撮影して、時間割りも連絡事項も、全てこちらから確認できるようにしています。
週報には、週初めの日付を登録しているので、一覧上で3人分の週報を
連続して表示できるので、すごく便利!

これまで、週報は1Fのパントリー内のマグネットボードに貼っていましたが、
私はこのアプリ上で週報を管理できるようになったので、紙媒体としての週報は
子供部屋でそれぞれ管理してもらうようにしました。
これで、翌日の時間割チェックも、自分の部屋ですぐにできます。




「おたよりBOX」の中で特に便利なのが、子供別でおたよりを管理できるということ!
設定画面で、こんな風に「子どもの設定」ができ、名前に加えて画像も登録できるので
より視覚に訴える表示にすることが可能です。
また、「子どもの設定」だけでなく、習い事などの項目も作っておくと、
習い事に関するドキュメントも同時に管理できます。

我が家の場合は、「小学校」や「幼稚園」という項目も作り、
PTA活動や園活動は、これらの項目でおたよりを管理するようにしています。





もちろん、登録したおたよりは、普通に指で拡大できるので
スマホでも問題なく中身がわかります!




さらに、我が家では、以下のドキュメントを登録しています。
 ・連絡網
 ・名簿
 ・PTA活動配分表
 ・購買部価格表
 ・園バス時刻表
 ・年間予定表(小学校、幼稚園)

これらのものは全て、年度を通して保管&閲覧するものなので、
日付を「4月1日」で登録して、おたよりBOX一覧上でスクロールして
一番下にくるようにしています。
年度を通しての保管は必要だけど、頻繁に見るものではないので、
まとめて一番下に表示されるようにし、必要となったときだけ
すぐにスクロールして表示できるようにしています。



例えば購買部価格表。
急に学用品が必要になったとき、わざわざ紙の購買部価格表を取り出さなくても
「おたよりBOX」内で価格を確認し、必要なお金をすぐに準備できます!

そして連絡網。
連絡網が必要なのは、年に数回しかないのですが、たいてい早朝(まだ寝ている時間)に
連絡がまわってきます。
そんなとき、わざわざ紙の連絡網を探しにいかなくても、寝たまま(!)、すぐに連絡網を開き
次の人へ連絡できるので、とてもスピーディ!!
冬の早朝はすごく寒いので、布団から出ないままで連絡できます(笑





そんな大活躍中の「おたよりBOX」、
操作ももちろん簡単&明快で、対象のおたよりを一覧上で右から左へスワイプするだけで
一覧から削除可能。
もう必要のないおたよりは、一覧から削除していくことで
タスク完了!な気がしてけっこう爽快です…。



反対に、対象のおたよりを左から右へスワイプすると、そのおたよりを
クリップすることができます。




クリップとは、おたよりのショートカット集のようなもので、
一覧上に表示されているクリップマークをクリックすると…



クリップされたおたよりだけを、一覧で表示させることができます。

頻繁に確認したいおたより、大切に保管しておきたいおたより等は、
クリップしてこちらの画面ですぐに確認できるようにしておくと便利です。





基本的に、おたより一覧上では、登録日付の新しい順に上から並べられますが
アプリ起動後は、直近の日付のものが表示されるので、
その日に関係するおたより、もしくは直近に関係するおたよりが表示され
小学校や幼稚園の予定がすばやく確認できます。





実はこれまで、後で確認しておきたいおたよりや、データとして持ち歩きたいおたよりは
スマホのカメラで撮影して、データとして保管し、外出先でも確認できるようにしていました。
でも、他の画像と混ざってわからなくなったり、何より、体系化されていないため
決して見やすいものではありませんでした。
でも「おたよりBOX」があれば、複数のおたよりを一覧上で管理できるので、
目的のおたよりにすぐにたどり着けることができます。
おたよりを「おたよりBOX」に登録していつでも確認できるようにすることによって、
わざわざファイルBOX内の紙媒体を取り出すことが無くなりました。
小学校のPTA活動で何か決めるときに、幼稚園の予定を確認したり、
逆に幼稚園での活動で小学校の予定を確認したり、
また、買い物のときに「そういえば学校で必要なものがあったような…」と思えば
すぐに週報などを確認して、その場で買い物ができます。





キッチンのパントリー内マグネットボードに貼っていたおたよりたちは、
こうして、無事、スマホの中におさめられることになりました。
子ども3人分の週報など、実はこのマグネットボード上にはおさまらなくなってきたので
データ化することで、貼る場所がいらなくなったのはすごく助かります!
これでパントリー内では、マグネットボード、裏紙行きBOX、書類BOXの3者間で、
おたよりが循環する仕組みが整いました。


この「おたよりBOX」の最大の利点は、何といってもおたよりをデータとして持ち歩くことができ
同時にアラーム設定もできるので、予定や行事忘れ防止につながるということ。
これは、お仕事されているお母さん方に、ぜひとも活用していただきたい機能です。

母業は、大きなタスクはあまりないけれど
スケジュール化できない小さなタスクが小刻みに、
そして予測できないときに不意に続くことが多いです。

「おたよりBOX」は、そんな小刻みタスクに追われるお母さんたちに代わって、
 ・情報を見やすく整理してくれます。
 ・アラーム機能でタスクを知らせてくれます。
 ・家に帰らなくても、予定や行事を確認できます。

「時間はあるはずなのに、学校や幼稚園の予定や行事に追われて
なんだかいつも忙しく一日が終わってしまう…」という方や
「学校や幼稚園からのおたよりが多すぎて、見落としが増えて
忘れ物がなかなかなくならない~!」という方にこそ、
「おたよりBOX」の利便性を体感してほしい…!と強く思います。

■「おたよりBOX」公式サイト■
http://otayori.nifty.com/
※「おたよりBOX」はフリーのアプリです。(2015年5月22日時点)

※APP store
https://itunes.apple.com/jp/app/id972578446?&mt=8

※Android版は開発中で、現在は事前受付中となっています。
https://inquiry.nifty.com/webeq/pub/simpleapp/otayori_yoyaku



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